1.12. Документационное обеспечение управления
- Делопроизводство, документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
- Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.
- Делопроизводство - комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.
- Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.
- Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
- Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
- Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
- Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации.
- Архив (в информатике) - организованная совокупность информационных массивов или программ, длительно хранимых на внешних машиночитаемых носителях с целью обеспечения возможности их дальнейшего использования.
- Электронный архив - предназначен для систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
- Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу. По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.
- Архивное дело – вид деятельности, обеспечивающий организацию хранения и использования архивных документов.
- Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
- Шаблон документа - заготовка документа с возможными местами изменений и дополнений.
- Система электронного документооборота (СЭД) - программное обеспечение, которое обеспечивает организацию документооборота предприятия
- Docflow (потоки документов) - документооборот.
- Workflow (потоки работ) - взаимосвязанная деятельность, состоящая из взаимообусловленных работ.
- Документ - информация и поддерживающий ее носитель (ISO 9000:2000).
- Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.
- Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.
- Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
- Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
- Исполнительный документ - документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции. Исполнительный документ служит оправданием бухгалтерских записей. К исполнительным документам относятся: накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер и др.
- Форма первичного документа - совокупность и порядок расположения реквизитов в документе. Различают зональную, анкетную, табельную и комбинированную форму документов.
